Ordenes de compra
En esta sección, podrá controlar todo el ciclo de vida de una orden de compra.
Para acceder a esta sección, deberá contar con alguno de los siguientes permisos:
- ver orden de compra
- agregar orden de compra
- agregar factura de proveedor
Crear orden de compra
Para crear una orden de compra, necesitará el permiso agregar orden de compra.
Una vez que disponga del permiso, aparecerá el botón Crear orden de compra en el margen superior derecho de la pantalla.
Al hacer clic en este botón, será redirigido a la pantalla de creación de órdenes de compra, donde verá una interfaz similar a esta:
Aquí podrá ingresar los datos de un proveedor que ya esté registrado en el sistema. También podrá añadir notas relevantes para la orden de compra.
Debajo de los campos a completar, verá una sección como la siguiente:
Donde podrá agregar productos a la orden de compra.
A medida que añada productos con precio definido, el sistema calculará automáticamente el total de la orden.
Existe una configuración del sistema llamada Restringir productos a proveedores. Esta opción permite seleccionar únicamente aquellos productos que tienen una configuración específica definida para el proveedor seleccionado.
Dado que es posible asignar precios, IVA, códigos, etc., a productos específicos por proveedor, su empresa podría querer limitar la selección para evitar errores.
Si esta configuración no está habilitada, todos los productos definidos en el sistema estarán disponibles para seleccionar en la orden de compra.
Ver
Para visualizar una orden de compra, necesitará el permiso ver orden de compra.
Al hacer clic en la opción correspondiente, será redirigido a la pantalla de visualización, que se verá así:
Aquí podrá consultar el detalle de la orden de compra, los productos incluidos y el importe total.
Imprimir
Esta función le permite generar una versión impresa del documento de la orden de compra si lo necesita.
Editar
Para modificar una orden de compra, es necesario contar con el permiso editar orden de compra.
La edición permite cambiar los productos incluidos en la orden, pero no los datos principales como el proveedor.
Las órdenes de compra que tengan asociada una factura de proveedor o una Orden de Entrada (OEN) no podrán ser editadas.
Borrar
Para eliminar una orden de compra, necesitará el permiso borrar orden de compra.
Esta acción elimina la orden del sistema, lo cual puede ser útil si se duplicó una orden o se registró por error.
Crear factura
Para asociar una factura de proveedor a una orden de compra, requerirá el permiso agregar factura de proveedor.
Esta funcionalidad permite vincular la factura emitida por el proveedor con la orden de compra correspondiente en el sistema.
Al acceder a esta opción, se le presentará una pantalla similar a esta:
Los campos que podrá completar son:
- Proveedor: Determinado automáticamente por la orden de compra.
- Órden de compra: Vinculada automáticamente, ya que la acción se inicia desde la orden de compra.
- Tipo de comprobante: Seleccione el tipo de documento recibido (Ej: Factura A, B, C, etc.).
- Fecha de factura: Fecha de emisión de la factura.
- Fecha de vencimiento: Fecha límite para el pago de la factura.
- Notas: Campo para añadir comentarios adicionales sobre la factura.
- Número de factura: Ingrese el número completo de la factura, respetando el formato 0000-00000000 (punto de venta - número correlativo).
Para poder asociar una factura, la orden de compra debe encontrarse en estado Confirmada.
Durante este proceso, podrá:
- Introducir el precio facturado para cada ítem.
- Registrar descuentos aplicados a cada producto.
También podrá agregar percepciones impositivas informadas por el proveedor.
Una vez completados los datos de la factura y los detalles de los productos, podrá registrar el pago en la pestaña Pago.
Aquí seleccionará el/los métodos de pago utilizados para abonar la factura.
Cambiar estado
Esta opción le permite actualizar el estado de la orden de compra para que refleje su situación actual en el proceso.
Para cambiar el estado a Aprobada y los estados subsiguientes, necesita el permiso aprobar orden de compra. Sin este permiso, solo podrá cambiar el estado entre Borrador y Cancelada. Si intenta modificar el estado de órdenes que no se encuentren en Borrador o Cancelada, no verá opciones disponibles.
Cada cambio de estado permite incorporar un comentario para justificar la modificación.
Los estados posibles para una orden de compra son:
- Borrador: Orden recién creada, considerada un borrador operativo.
- Pendiente de aprobación: Orden revisada y lista para ser aprobada.
- Aprobada: Orden que ha recibido la aprobación de un usuario responsable.
- Enviada: Orden comunicada al proveedor.
- En revisión: Orden bajo modificación debido a comentarios o problemas.
- Confirmada: Orden cuya recepción y términos han sido confirmados por el proveedor.
- En reclamo: Orden confirmada que requiere un reclamo al proveedor por algún inconveniente.
- Cancelada: Orden anulada.
- Completa: Orden aprobada, confirmada y cuya mercancía ha sido recibida.
Los flujos de cambio de estado permitidos son:
- Borrador: Puede pasar a Pendiente de aprobación o Cancelada.
- Pendiente de aprobación: Puede pasar a Aprobada, Borrador o Cancelada.
- Aprobada: Puede pasar a Enviada, Cancelada o Confirmada.
- Enviada: Puede pasar a Confirmada, En revisión o Cancelada.
- En revisión: Puede pasar a Pendiente de aprobación, Enviada o Cancelada.
- Confirmada: Puede pasar a En reclamo, Cancelada o Completa.
- En reclamo: Puede pasar a Confirmada o Cancelada.
- Cancelada: Estado final.
- Completa: Estado final.
Por ejemplo, una orden en estado Borrador solo puede cambiar a Pendiente de aprobación o Cancelada.
Otro ejemplo: una orden En revisión puede volver a Pendiente de aprobación (requiriendo nueva aprobación), pasar a Enviada, o ser Cancelada.
En algunos casos, el ciclo de vida de la orden no sigue estrictamente estos pasos. Por ello, es posible pasar directamente del estado Aprobada (tarea interna) a Confirmada (acción del proveedor). El estado Confirmada es necesario para poder crear la factura asociada.
Crear OEN (Orden de Entrada)
Para generar una Orden de Entrada (OEN) desde la vista de órdenes de compra, necesitará el permiso crear OEN desde orden de compra.
Además, la orden de compra debe estar en estado Confirmada. Este requisito se debe a que el sistema interpreta que, en este estado, el proceso de negociación con el proveedor ha concluido y se puede proceder con la recepción de la mercancía.
Solo necesita seleccionar el depósito de destino para la mercancía, y el sistema creará la OEN correspondiente en estado Pendiente.
